Jak długo przechowywać faktury w Serbii: Okresy, przepisy i praktyczne wskazówki
Dokładne okresy przechowywania faktur w Serbii: dla podatników VAT, przedsiębiorców i podmiotów sektora publicznego. Co mówią przepisy i jak zorganizować przechowywanie.
Dlaczego ważne jest znanie okresów przechowywania faktur?
Faktury to najczęstszy typ dokumentacji firmowej. Kazda firma je wystawia i otrzymuje: codziennie, co tydzień, co miesiąc. Ale jak długo trzeba je przechowywać? Odpowiedz zależy od tego, czy jesteście podatnikiem VAT, w jakim sektorze działajcie i jaki jest typ faktury.
Pomylenie okresu moze Was kosztować, albo dlatego, ze przedwcześnie zniszczyliście dokument potrzebny podczas kontroli podatkowej, albo dlatego, ze przechowujecie tony niepotrzebnego papieru.
Okresy przechowywania według przepisów
Ustawa o rachunkowości (art. 9)
Zgodnie z Ustawa o rachunkowości ("Dziennik Urzędowy RS", nr 73/2019), dokumenty księgowe (w tym faktury) muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat od ostatniego dnia roku obrotowego, którego dotyczą.
Ustawa o VAT
Dla podatników VAT faktury muszą być przechowywane przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą. To dłużej niż ogólny okres księgowy.
Ustawa o fakturowaniu elektronicznym
Faktury elektroniczne wystawione przez system SEF sa przechowywane:
- 10 lat dla podatników VAT
- 5 lat dla podmiotów niebędących w systemie VAT
Sam system SEF przechowuje faktury w centralnym rejestrze, ale nie zwalnia to firmy z obowiązku prowadzenia własnej ewidencji.
Przegląd okresów przechowywania według typu faktury
| Typ faktury | Okres przechowywania | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Faktury wychodzące (podatnik VAT) | 10 lat | Ustawa o VAT |
| Faktury przychodzące (podatnik VAT) | 10 lat | Ustawa o VAT |
| Faktury (podmiot nie-VAT) | 5 lat | Ustawa o rachunkowości |
| E-faktury przez SEF (VAT) | 10 lat | Ustawa o e-fakturowaniu |
| E-faktury przez SEF (nie-VAT) | 5 lat | Ustawa o e-fakturowaniu |
| Faktury zaliczkowe | 10 lat | Ustawa o VAT |
| Noty korygujące | 10 lat | Ustawa o VAT |
Faktura papierowa czy elektroniczna: czy okres się rozni?
Nie. Okres przechowywania jest taki sam niezależnie od formatu. Faktura papierowa, PDF, XML: wszystkie przechowywane sa przez ten sam okres. Roznica polega na sposobie przechowywania:
- Faktury papierowe: fizyczne przechowywanie w segregatorach/pudlach
- Faktury elektroniczne: cyfrowe przechowywanie z zapewniona integralnascia i autentycznascia
Jeśli zdigitalizowaliście (zeskanowaliście) faktury papierowe, oryginały muszą być nadal przechowywane, chyba ze spełniacie warunki zastąpienia oryginałów kopiami cyfrowymi.
Praktyczne wskazówki dotyczące przechowywania faktur
- Organizujcie według roku i typu: przychodzące i wychodzące oddzielnie, według roku
- Używajcie systemu DMS do faktur elektronicznych: automatyczna kategoryzacja i wyszukiwanie
- Łączcie faktury z ksiega archiwalna: kazda kategoria faktur musi być zarejestrowana
- Nie czekajcie do końca roku: organizujcie miesięcznie lub kwartalnie
- Twórzcie kopie zapasowe faktur elektronicznych: co najmniej 2 kopie w roznych lokalizacjach
Co się dzieje po wygaśnięciu okresu?
Gdy okres przechowywania faktur wygasa, nie mozna po prostu ich usunąć. Musicie:
- Przygotować listę faktur do zniszczenia
- Złożyć wniosek do kompetentnego archiwum o zgodę
- Czekać na pisemna zgodę
- Zniszczyć dokumentacje i sporządzić protokół
Podsumowanie
Okres przechowywania faktur w Serbii to 5 lub 10 lat, w zależności od statusu VAT. Nie dajcie się zmieszać: kluczem jest systematyczne podejście i odpowiednie narzędzie.
Docavelo automatycznie śledzi okresy przechowywania każdej faktury, powiadamia o ich wygaśnięciu i pomaga przeprowadzić legalna procedurę niszczenia. Wszystko w jednym miejscu.
