Archiwizacja e-listow przewozowych: 10-letni prawny wymóg przechowywania i jak go spełniać
Prawo wymaga przechowywania e-listow przewozowych przez co najmniej 10 lat (sektor publiczny: na stale). Oto jak zorganizować archiwizacje i być gotowym na kontrole.
Jak długo musicie przechowywać e-listy przewozowe?
| Typ podmiotu | Okres przechowywania |
|---|---|
| Sektor publiczny | Na stale |
| Sektor prywatny | Minimum 10 lat od daty wystawienia |
Co dokładnie musicie przechowywać?
- E-listy przewozowe: wszystkie wysłane i odebrane
- E-potwierdzenia odbioru: wszystkie potwierdzenia
- Wersje papierowe z hologramem, jeśli używane podczas awarii
- Sciezka audytu: kto utworzył, zmienił, potwierdził
- Załączniki: zdjęcia, CMR, certyfikaty jakości
Gdzie sa przechowywane e-listy przewozowe?
1. System centralny (portal)
Portal przechowuje wszystkie listy centralnie, ale poleganie wyłącznie na nim jest ryzykowne: prawo naklada odpowiedzialność na WAS.
2. Własny system (obowiązkowy)
Musicie miec wlasna kopie. Opcje: DMS (zalecany), archiwum ERP lub system plików.
Dlaczego DMS do archiwizacji?
- Automatyczna klasyfikacja: według odbiorcy, daty, rodzaju towarów
- Gwarantowane przechowywanie: zapobiega przypadkowemu usunięciu
- Integralność dokumentów: wartości hash, podpisy cyfrowe, sciezka audytu
- Powiązanie dokumentów: łączy listy przewozowe z fakturami, potwierdzeniami odbioru, umowami
Czego szukają inspektorzy
- Czy macie wszystkie listy przewozowe?
- Czy sa przeszukiwalne?
- Czy nie zostały zmodyfikowane?
- Czy macie ścieżkę audytu?
- Czy macie kopie zapasowe?
Lista kontrolna archiwizacji
- DMS lub ERP z dlugoteminowa archiwizacja
- Auto-synchronizacja z portalem e-listow przewozowych
- Kopia zapasowa poza siedziba (chmura lub fizyczna)
- Skonfigurowane okresy przechowywania (10 lat / na stale)
- Ochrona przed usunięciem (blokada przechowywania)
- Wyszukiwanie według odbiorcy, daty, rodzaju towarów
- Wlaczona sciezka audytu
- Powiązanie z e-fakturami i potwierdzeniami odbioru
Podsumowanie
Archiwizacja e-listow przewozowych nie jest opcjonalna. To wymóg prawny na 10 lat. Nie polegajcie wyłącznie na portalu rządowym.
Docavelo automatycznie archiwizuje wszystkie e-listy przewozowe przez ponad 10 lat, z pełnym wyszukiwaniem, sciezka audytu i ochrona przed usunięciem. Zawsze gotowy na kontrole.
