DMS dla biur rachunkowych. Zarządzanie dokumentami dla 50+ klientów
Biura rachunkowe zarządzają dokumentacja dziesiątków klientów. Jak DMS wprowadza porządek w chaosie folderów i e-maili.
Chaos w biurach rachunkowych
Typowe biuro rachunkowe prowadzi księgi dla 30-100 klientów. Każdy klient miesięcznie wysyła faktury, wyciągi bankowe, umowy, polecenia wyjazdów. Pomnóżcie przez 12 miesięcy i otrzymacie tysiące dokumentów rocznie.
Obecny "system": folder na klienta na serwerze, e-maile z załącznikami, grupy na czacie, segregatory papierowe. Rezultat? Więcej czasu spędzacie na szukaniu dokumentów niż na właściwej księgowości.
Jak DMS zmienia prace biura
Organizacja według klientów
Każdy klient ma wlasna przestrzeń z automatyczna kategoryzacja: faktury przychodzące, faktury wychodzące, wyciągi, umowy, formularze podatkowe. AI rozpoznaje typ dokumentu i umieszcza go prawidłowo.
Portal przesyłania dla klientów
Zamiast e-maili i wiadomości: klienci przesyłają dokumenty bezpośrednio na portal. Każdy dokument automatycznie trafia do właściwego folderu. Koniec z "Wyslalem fakturę mailem, dostarla?"
Terminy rozliczeń podatkowych
DMS automatycznie przypomina o terminach: deklaracja VAT do 15-tego, roczny podatek do marca, ksiega archiwalna do kwietnia. Dla każdego klienta osobno.
Masowe skanowanie
Klient przynosi pudło papierowych faktur? Masowe skanowanie + OCR = wszystko zdigitalizowane, przeszukiwalne i zorganizowane w 30 minut zamiast 3 dni.
Zwrot z inwestycji dla biur rachunkowych
| Czynność | Bez DMS | Z DMS |
|---|---|---|
| Znalezienie faktury | 5-15 minut | 10 sekund |
| Odbiór dokumentów od klienta | E-mail + ręczne sortowanie | Automatyczny portal |
| Przygotowanie do kontroli podatkowej | 2-3 dni | 30 minut |
| Czas na administracje | 40% czasu pracy | 10% czasu pracy |
Podsumowanie
Docavelo jest idealny dla biur rachunkowych: portal klienta, kategoryzacja AI, automatyczne terminy i skanowanie OCR. Oszczędźcie 30% czasu pracy. Wypróbujcie za darmo.
