Traccia di controllo: perché la registrazione degli accessi ai documenti e obbligatoria
Chi ha acceduto al documento? Chi l'ha modificato? Chi l'ha cancellato? Senza una traccia di controllo, non avete risposte a queste domande.
Che cos'è una traccia di controllo?
Una traccia di controllo (audit trail) e un registro automatico di tutte le attività relative ai documenti: chi ha acceduto, chi ha modificato, chi ha scaricato, chi ha cancellato, quando e da quale posizione. E la "scatola nera" del vostro sistema di gestione documentale.
Perché la traccia di controllo e obbligatoria?
- GDPR: dovete sapere chi ha acceduto ai dati personali
- Legge archivistica: l'integrità dei documenti deve essere dimostrabile
- Standard ISO: la norma ISO 27001 richiede la registrazione degli accessi
- Controlli fiscali: gli ispettori possono richiedere la prova che un documento non sia stato alterato
Cosa registra una traccia di controllo?
| Attività | Dati registrati |
|---|---|
| Accesso al documento | Utente, ora, indirizzo IP |
| Modifica del documento | Utente, ora, cosa e stato modificato |
| Download | Utente, ora, formato di download |
| Cancellazione | Utente, ora, motivo (se fornito) |
| Condivisione | Utente, destinatario, livello di accesso |
Esempi pratici
Esempio 1: Un dipendente afferma di non aver mai visto il contratto: la traccia di controllo mostra che ha aperto il documento 3 volte.
Esempio 2: Un ispettore richiede la prova che una fattura non sia stata alterata: la traccia di controllo conferma l'integrità dal momento della creazione.
Conclusione
Docavelo registra automaticamente ogni attività sui documenti. Registri completi di accesso, modifica e cancellazione, senza alcun lavoro aggiuntivo. Conformità legale immediata. Provatelo gratuitamente.
