Archiviare le bolle di consegna elettroniche: 10 anni
La legge impone di conservare le bolle di consegna elettroniche per almeno 10 anni (settore pubblico: permanentemente). Come organizzare l'archiviazione.
Per quanto tempo dovete conservare le bolle di consegna elettroniche?
| Tipo di soggetto | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Settore pubblico | Permanentemente |
| Settore privato | Minimo 10 anni dalla data di emissione |
Cosa dovete conservare esattamente?
- Bolle di consegna elettroniche: tutte quelle inviate e ricevute
- Note di ricezione elettroniche: tutte le conferme
- Versioni cartacee con ologramma: se utilizzate durante le interruzioni
- Audit trail: chi ha creato, modificato, confermato
- Allegati: foto, CMR, certificati di qualità
Dove vengono archiviate le bolle di consegna elettroniche?
1. Sistema centrale (portale)
Il portale archivia tutte le note centralmente, ma affidarsi esclusivamente ad esso e rischioso: la legge pone la responsabilità su DI VOI.
2. Il vostro sistema (obbligatorio)
Dovete avere la vostra copia. Opzioni: DMS (consigliato), archivio ERP o file system.
Perché un DMS per l'archiviazione?
- Classificazione automatica: per destinatario, data, tipo di merci
- Conservazione garantita: previene la cancellazione accidentale
- Integrità dei documenti: valori hash, firme digitali, audit trail
- Collegamento incrociato: collega le bolle di consegna con fatture, note di ricezione, contratti
Cosa cercano gli ispettori
- Avete tutte le bolle di consegna?
- Sono ricercabili?
- Non sono state modificate?
- Avete un audit trail?
- Avete backup?
Checklist per l'archiviazione
- DMS o ERP con archiviazione a lungo termine
- Sincronizzazione automatica con il portale delle bolle di consegna elettroniche
- Backup fuori sede (cloud o fisico)
- Periodi di conservazione configurati (10 anni / permanente)
- Protezione dalla cancellazione (blocco di conservazione)
- Ricerca per destinatario, data, tipo di merci
- Audit trail abilitato
- Collegamento con fatture elettroniche e note di ricezione
Conclusione
L'archiviazione delle bolle di consegna elettroniche non e facoltativa: e un requisito legale per 10 anni. Non affidatevi esclusivamente al portale governativo.
Docavelo archivia automaticamente tutte le bolle di consegna elettroniche per oltre 10 anni, con ricerca completa, audit trail e protezione dalla cancellazione. Sempre pronti per l'ispezione.
