LkSG 2026: Dokumentationspflicht ab 1.000 Mitarbeitern
Das LkSG gilt seit 2024 ab 1.000 Beschäftigten. Die BAFA fordert lückenlose Dokumentation, mit Bußgeldern bis 8 Mio. EUR oder 2 % des Umsatzes.
Aus 3.000 wurden 1.000: Die Schwelle ist gesunken, die Dokumentation nicht
Als das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) 2023 in Kraft trat, betraf es zunächst Unternehmen mit mindestens 3.000 Mitarbeitenden in Deutschland. Seit dem 1. Januar 2024 liegt die Schwelle bei 1.000. Damit fallen rund 4.800 deutsche Unternehmen direkt unter das Gesetz, und über 50.000 mittelständische Zulieferer indirekt durch Anforderungen ihrer LkSG-pflichtigen Kunden.
Im Mai 2026 ist der Berichtszyklus für das Geschaeftsjahr 2025 bereits abgelaufen. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) hat 2025 die Pruefintensitaet deutlich erhöht. Die ersten Bussgeldverfahren wurden eingeleitet, und der Schwerpunkt liegt nicht auf fehlenden Massnahmen, sondern auf fehlender oder unvollständiger Dokumentation.
Was die BAFA bei Prüfungen tatsächlich sehen will
Das LkSG verlangt nicht, dass die Lieferkette frei von jedem Risiko ist. Es verlangt, dass das Unternehmen nachweisen kann, was es getan hat, um Risiken zu erkennen, zu bewerten und einzudämmen. Diese Nachweispflicht wird zur dokumentarischen Hauptaufgabe. Die BAFA fordert in Prüfungen typischerweise:
- Die schriftliche Grundsatzerklaerung der Geschaeftsleitung mit klarer Verantwortungszuweisung
- Die jährliche Risikoanalyse für den eigenen Geschaeftsbereich und unmittelbare Zulieferer, inklusive Methodik, Datengrundlage und Bewertungslogik
- Anlassbezogene Risikoanalysen bei mittelbaren Zulieferern, sobald substantiierte Kenntnis von Risiken vorliegt
- Praeventionsmassnahmen mit Datum, Verantwortlichem, erwartetem Ergebnis und tatsächlichem Ergebnis
- Beschwerdeverfahren mit allen eingegangenen Beschwerden, ihrer Bearbeitung und dem Ergebnis
- Den jährlichen LkSG-Bericht, eingereicht beim BAFA bis Ende April des Folgejahres
Die Aufbewahrungspflicht für alle Unterlagen liegt bei mindestens sieben Jahren. Bei laufenden Verfahren oder Beschwerdefaellen verlängert sich die Frist bis zum Abschluss des Falls plus sieben Jahre.
Die typischen Dokumentationsluecken, die zu Bußgeldern führen
Aus den ersten BAFA-Pruefungen 2025 zeichnen sich klare Muster ab. Drei Bereiche sind besonders häufig mangelhaft dokumentiert:
1. Risikoanalyse als einmaliger Akt statt fortlaufender Prozess. Viele Unternehmen erstellen die Risikoanalyse einmal jährlich und legen sie ab. Das LkSG verlangt jedoch Aktualisierung bei wesentlichen Änderungen: neue Lieferanten, neue Länder, neue Produktgruppen, öffentlich bekannt gewordene Vorfaelle. Wenn die Aktualisierungshistorie fehlt, gilt die Risikoanalyse als unvollständig.
2. Praeventionsmassnahmen ohne Wirksamkeitsnachweis. Es genügt nicht, einen Code of Conduct an Zulieferer zu verschicken. Das BAFA fragt nach Schulungsnachweisen, Audit-Berichten, Zertifikaten und Korrekturmassnahmen. Wenn der Code of Conduct unterzeichnet ist, aber kein Folgeprozess dokumentiert wurde, fällt die Massnahme bei der Prüfung durch.
3. Beschwerdeverfahren mit Schweigespirale. Wenn das Unternehmen ein Beschwerdeverfahren betreibt, aber keine Beschwerden dokumentiert sind, vermutet das BAFA mangelnde Bekanntmachung oder Unterdrueckung. Die Dokumentation muss zeigen: Reichweite des Verfahrens, Sprachen, Schulung der Beteiligten, eingegangene Fälle, Bearbeitungszeit, Ergebnis.
Bußgelder und Folgewirkungen
Die Sanktionsstaffel des LkSG ist ungewöhnlich hart für ein Compliance-Gesetz:
- Vorsätzliche oder fahrlässige Verstöße: bis zu 800.000 EUR
- Verstöße durch Unternehmen mit über 400 Mio. EUR Jahresumsatz: bis zu 2 Prozent des weltweiten Konzernumsatzes
- Bestimmte schwere Verstöße: bis zu 8 Mio. EUR pauschal
- Ausschluss von öffentlicher Auftragsvergabe für bis zu drei Jahre bei Bußgeldern ab 175.000 EUR
- Eintrag in das Wettbewerbsregister mit öffentlicher Sichtbarkeit
Der Ausschluss von öffentlicher Auftragsvergabe ist für viele Mittelstaendler die schwerwiegendste Folge. Ein Unternehmen, das für die Bahn, Bundeswehr oder kommunale Auftraggeber arbeitet, verliert mit dem Ausschluss seinen wichtigsten Absatzkanal.
Die EU-CSDDD verschärft den Druck ab 2027
Die EU-Richtlinie über Sorgfaltspflichten von Unternehmen im Bereich der Nachhaltigkeit (CSDDD) wird ab 2027 stufenweise umgesetzt und ersetzt das LkSG nicht, sondern ergänzt es. Sie betrifft kleinere Unternehmen (ab 1.000 Mitarbeitern und 450 Mio. EUR Umsatz) und erweitert die Sorgfaltspflicht auf die gesamte Wertschoepfungskette, nicht nur auf unmittelbare Zulieferer. Die Dokumentationsanforderungen werden damit weiter wachsen, nicht schrumpfen.
Was Unternehmen 2026 in Ordnung bringen sollten
Ein praktischer Aktionsplan für das laufende Jahr:
- Prüfen, ob alle Unterlagen für den Berichtszyklus 2024 und 2025 zentral und revisionssicher abgelegt sind, mit Versionierung und Aenderungsverlauf
- Die Risikoanalyse 2026 mit klarer Methodik und Datenquellen aktualisieren, nicht nur Ergebnis dokumentieren
- Beschwerdekanal prüfen: anonym möglich, mehrsprachig, mit dokumentierten Eingangsfaellen
- Praeventionsmassnahmen mit Wirksamkeitsindikatoren versehen und Wirksamkeit dokumentieren
- Aufbewahrungsregeln (mindestens sieben Jahre) im Dokumentenmanagementsystem fest verankern
Die Bussgeldverfahren der BAFA werden 2026 und 2027 zunehmen. Wer die Dokumentation jetzt strukturiert aufstellt, vermeidet Sanktionen. Wer es ignoriert, riskiert nicht nur die Geldbusse, sondern den Ausschluss vom öffentlichen Beschaffungsmarkt.
