GoBD 2025: XML-Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation

Die GoBD-Aenderung 2025 verstehen

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist die grundlegende Verordnung, die regelt, wie deutsche Unternehmen digitale Finanzunterlagen verwalten und speichern. Die Änderung 2025 führt mehrere bedeutende Neuerungen ein, die jedes Unternehmen umsetzen muss, um den Erwartungen der deutschen Steuerbehörden zu entsprechen.

Wichtige Änderung: Nur-XML-Aufbewahrung

Eine der folgenreichsten Änderungen der GoBD-Aenderung 2025 ist die Klarstellung, dass bei strukturierten E-Rechnungen nur die XML-Datei aufbewahrt werden muss. Zuvor bestand Unklarheit darüber, ob Unternehmen die visuelle Darstellung (PDF) zusammen mit der maschinenlesbaren XML-Datei speichern mussten. Die Änderung löst dies, indem sie die XML-Datei als das rechtlich maßgebliche Dokument festlegt.

Diese Änderung hat praktische Auswirkungen auf Archivierungssysteme:

• Speichersysteme müssen in der Lage sein, XML-Dateien in ihrem nativen Format aufzunehmen und zu bewahren
• Die XML-Datei darf während der Speicherung nicht verändert, verlustbehaftet komprimiert oder in ein anderes Format konvertiert werden
• Unternehmen, die ZUGFeRD-Hybridrechnungen verwenden, sollten beachten, dass die eingebettete XML-Komponente der aufbewahrungsrelevante Teil ist
• Visuelle Darstellungen können zur Bequemlichkeit gespeichert werden, sind aber kein Ersatz für das XML-Original

Bewahrung des Originalformats

Die Änderung bekräftigt den Grundsatz, dass Dokumente in ihrem Originalformat aufbewahrt werden müssen. Wenn eine Rechnung als XRechnung-XML-Datei eingeht, muss sie als genau diese XML-Datei archiviert werden. Wenn ein Vertrag als PDF empfangen wird, ist das PDF das Original. Unternehmen dürfen Dokumente nicht für Archivierungszwecke in ein anderes Format konvertieren und das Original verwerfen.

Diese Regel gilt für alle steuerlich relevanten Dokumente, einschließlich:

• Rechnungen (eingehend und ausgehend)
• Gutschriften und Korrekturen
• Verträge und Vereinbarungen
• Kontoauszüge und Zahlungsbelege
• Lieferscheine und Versanddokumente
• Interne Buchungsbelege und Journaleintraege

Aktualisierte Anforderungen an die Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation ist eine obligatorische Beschreibung, wie ein Unternehmen seine steuerlich relevanten Daten verarbeitet, speichert und verwaltet. Die Änderung 2025 verlangt von Unternehmen, diese Dokumentation zu aktualisieren, um Folgendes abzubilden:

1. E-Rechnungs-Workflows - wie strukturierte Rechnungen empfangen, validiert, verarbeitet und archiviert werden
2. Verfahren zur Formatbehandlung - wie verschiedene Dokumentenformate identifiziert und in die entsprechende Speicherung geleitet werden
3. Zugriffskontrollen und Berechtigungen - wer archivierte Dokumente einsehen, ändern oder exportieren kann
4. Backup- und Disaster-Recovery-Verfahren - wie die Dokumentenintegrität bei Systemausfaellen aufrechterhalten wird
5. Change-Management-Prozesse - wie Aktualisierungen des Archivierungssystems dokumentiert und validiert werden

Die Verfahrensdokumentation muss aktuell gehalten werden. Ein veraltetes Verfahrensdokument wird fast genauso schwerwiegend behandelt wie das Fehlen jeglicher Dokumentation. Steuerprufer fordern diese Dokumentation routinemäßig zu Beginn einer Prüfung an, und Abweichungen zwischen den dokumentierten Verfahren und der tatsächlichen Praxis können tiefergehende Untersuchungen auslösen.

Verkürzung der Aufbewahrungsfrist: Von 10 auf 8 Jahre

In einer willkommenen Vereinfachung wurde die Aufbewahrungsfrist für bestimmte Finanzdokumente von 10 Jahren auf 8 Jahre verkürzt. Diese Änderung reduziert die Speicherbelastung für Unternehmen und bringt die deutschen Aufbewahrungsanforderungen stärker in Einklang mit denen anderer EU-Mitgliedstaaten. Unternehmen sollten jedoch sorgfältig prüfen, welche spezifischen Dokumentenkategorien für die verkürzte Frist in Frage kommen, da für einige Aufzeichnungen möglicherweise weiterhin die volle 10-jaehrige Aufbewahrung erforderlich ist.

NIS 2 und seine Auswirkungen auf die Dokumentensicherheit

Neben den GoBD-Aenderungen hat Deutschland die EU-Richtlinie NIS 2 umgesetzt, die seit Dezember 2025 gilt. Diese Cybersicherheitsverordnung betrifft etwa 29.500 Unternehmen in Deutschland und verursacht geschätzte jährliche Compliance-Kosten von EUR 2,3 Milliarden in der gesamten Wirtschaft. Für das Dokumentenmanagement verlangt NIS 2 verstärkte Sicherheitsmassnahmen einschließlich Verschlüsselung, Zugriffsprotokollierung und Incident-Response-Plaenen. Unternehmen, die unter NIS 2 fallen, müssen sicherstellen, dass ihre Archivierungssysteme diese erhöhten Sicherheitsstandards erfüllen.

Praktische Umsetzungs-Checkliste

• Überprüfen Sie, ob Ihr Archivierungssystem XML-Dateien nativ speichern und abrufen kann
• Deaktivieren Sie jede automatische Formatkonvertierung in Ihrem Dokumentenmanagement-Workflow
• Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Verfahrensdokumentation, um E-Rechnungsprozesse abzudecken
• Passen Sie die Aufbewahrungsfristen an die neue 8-Jahres-Frist an, wo zutreffend
• Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen unter NIS 2 fällt, und planen Sie zusätzliche Sicherheitsmassnahmen
• Dokumentieren Sie alle Änderungen und führen Sie eine Testpruefung durch, um die Compliance zu verifizieren