GoBD 2025: Neue Archivierungsregeln verkürzen Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre

Ein wichtiges Update der deutschen Regeln zur digitalen Buchführung

Am 14. Juli 2025 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen eine bedeutende Änderung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Dieses Update stellt die umfangreichste Überarbeitung der deutschen Regeln zur digitalen Archivierung seit Jahren dar und wirkt sich direkt darauf aus, wie Unternehmen ihre Finanzdokumente speichern und verwalten.

Die beiden wichtigsten Änderungen sind die Verkürzung der allgemeinen Aufbewahrungsfrist von 10 auf 8 Jahre und die Klärung der Regeln zur reinen XML-Archivierung. Beide Änderungen haben praktische Auswirkungen, die Unternehmen verstehen und zeitnah umsetzen sollten.

Aufbewahrungsfrist von 10 auf 8 Jahre verkürzt

Die am meisten diskutierte Änderung ist die Verkürzung der Pflichtaufbewahrungsfrist für Rechnungen, Belege und andere steuerlich relevante Dokumente. Bisher mussten Unternehmen diese Unterlagen volle 10 Jahre aufbewahren. Die geänderte GoBD setzt diese Frist nun auf 8 Jahre fest.

Wichtige Details zur neuen Aufbewahrungsfrist:

• Die 8-Jahres-Frist gilt für Rechnungen, Belege, Kontoauszüge und andere Dokumente, die zuvor der 10-Jahres-Regel unterlagen
• Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde
• Dokumente, die bereits unter der alten 10-Jahres-Regel gespeichert sind, können möglicherweise früher entsorgt werden, aber Unternehmen sollten vor dem Löschen ihren Steuerberater konsultieren
• Bestimmte Dokumente, wie Jahresabschlüsse, unterliegen weiterhin einer 10-jaehrigen Aufbewahrungspflicht nach gesonderten Vorschriften

Diese Änderung reduziert Speicherkosten und Verwaltungsaufwand, verringert aber nicht die Notwendigkeit einer konformen, sicheren Archivierung während der Aufbewahrungsfrist.

Reine XML-Archivierung präzisiert

Mit dem Anstieg der E-Rechnungsstellung unter der E-Rechnungspflicht erhalten Unternehmen zunehmend Rechnungen im reinen XML-Format (XRechnung) oder im Hybridformat (ZUGFeRD). Die GoBD-Aenderung 2025 beantwortet eine Frage, die lange offen geblieben war: Reicht es aus, nur die XML-Daten zu archivieren, oder muss auch die visuelle Darstellung gespeichert werden?

Die Änderung stellt klar:

• Bei XRechnung-Rechnungen ist die Archivierung der XML-Datei allein ausreichend, sofern das System auf Anfrage eine menschenlesbare Ansicht rendern kann
• Bei ZUGFeRD-Rechnungen müssen sowohl der PDF-Container als auch das eingebettete XML als Einheit aufbewahrt werden
• Das archivierte Format muss das Originalformat sein, in dem das Dokument empfangen wurde; eine Konvertierung in ein anderes Format ist nicht als alleinige archivierte Kopie zulässig

Diese Klärung beseitigt Unsicherheiten und bestätigt, dass Unternehmen keine separaten PDF-Darstellungen von XRechnung-Rechnungen erstellen und speichern müssen.

Die Verfahrensdokumentation bleibt unverzichtbar

Die Änderung 2025 bekräftigt die Anforderung an eine Verfahrensdokumentation - die Prozessdokumentation, die beschreibt, wie Ihr Unternehmen digitale Dokumente handhabt, verarbeitet und archiviert. Diese Dokumentation muss abdecken:

• Wie Dokumente in Ihr System gelangen (Empfangskanaele, Importprozesse)
• Wie Dokumente verarbeitet und Geschaeftsvorgaengen zugeordnet werden
• Wie Dokumente gespeichert werden, einschließlich der verwendeten technischen Systeme und Sicherheitsmassnahmen
• Wie Zugriffsrechte verwaltet werden und wer berechtigt ist, Aufzeichnungen einzusehen oder zu ändern
• Wie die Integrität und Authentizität archivierter Dokumente sichergestellt werden

Steuerprufer fordern die Verfahrensdokumentation zunehmend bei Prüfungen an. Unternehmen, die diese Dokumentation nicht haben oder eine veraltete Version besitzen, riskieren die Anfechtung ihres gesamten Buchfuehrungssystems.

Strafen bei Nichteinhaltung

Die GoBD selbst schreibt keine bestimmten Bußgelder vor, aber Nichtkonformitaet kann bei einer Steuerprüfung schwerwiegende Folgen haben. Prüfer können Ihre Buchführung vollständig ablehnen, was zu geschätzten Steuerbescheiden führt, die typischerweise höhere Steuerzahlungen zur Folge haben. Darüber hinaus können nach verwandten Vorschriften Bußgelder von bis zu 5.000 EUR pro Verstoß für Verstöße gegen die elektronische Rechnungsstellung und Archivierungsanforderungen verhängt werden.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Um sich an die geänderte GoBD anzupassen, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:

• Aktualisieren Sie Ihre Verfahrensdokumentation, um die neue 8-Jahres-Aufbewahrungsfrist und die XML-Archivierungsregeln zu berücksichtigen
• Überprüfen Sie Ihr Archivierungssystem, um sicherzustellen, dass es Dokumente in ihrem ursprünglich empfangenen Format speichert
• Stellen Sie sicher, dass Ihr System XRechnung-XML-Dateien auf Anfrage in ein menschenlesbares Format rendern kann
• Prüfen Sie, ob Dokumente, die sich derzeit im 9. oder 10. Aufbewahrungsjahr befinden, unter den neuen Regeln entsorgt werden können
• Stellen Sie sicher, dass Ihr System vollständige, faelschungssichere Zugriffsprotokolle für alle archivierten Dokumente bereitstellt