GoBD-Aenderung 2025: Neue Archivierungsregeln für E-Rechnungen

GoBD-Aenderung vom 14. Juli 2025

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 14. Juli 2025 eine wichtige Aktualisierung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Bücher, Aufzeichnungen, Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Die Änderungen sind unmittelbar in Kraft getreten und betreffen alle Unternehmen, die elektronische Rechnungen ausstellen, empfangen oder verarbeiten.

Die wichtigsten Neuerungen betreffen die Frage, welches Dateiformat bei strukturierten elektronischen Rechnungen als das maßgebliche Archivierungselement gilt, sowie eine Verringerung der allgemeinen Aufbewahrungsfrist.

XML-Komponente ist nun rechtlich maßgeblich

Bei hybriden Rechnungsformaten wie ZUGFeRD, die sowohl ein visuell lesbares PDF als auch eine eingebettete XML-Datei enthalten, hat das BMF klargestellt: Die XML-Komponente ist das rechtlich maßgebliche Archivierungselement. Das bedeutet konkret:

• Das bloße Speichern des PDF-Teils genügt nicht für eine GoBD-konforme Archivierung
• Die eingebettete XML-Datei muss extrahiert und unverändert aufbewahrt werden
• Formatkonvertierungen (z.B. XML zu PDF) sind nur zulässig, wenn das Original-XML zusätzlich erhalten bleibt
• Systeme müssen die Unversehrtheit des XML-Originals nachweisbar sicherstellen

Wer bisher nur die visuelle PDF-Darstellung archiviert hat, ist nun nicht mehr GoBD-konform - auch wenn das PDF optisch identisch mit der Originalrechnung erscheint.

Aufbewahrungsfrist: Von 10 auf 8 Jahre verkürzt

Eine weitreichende Änderung ist die Verringerung der steuerlichen Aufbewahrungsfrist. Die bisherige 10-jaehrige Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege, Rechnungen und Handelsbooks wurde auf 8 Jahre reduziert. Diese Änderung gilt ab sofort für neu entstehende Dokumente.

Wichtig: Dokumente, die unter dem alten 10-Jahres-Regime entstanden sind, müssen weiterhin die zum Zeitpunkt ihrer Entstehung geltende Frist einhalten. Unternehmen sollten ihre Loeschrichtlinien entsprechend anpassen, um einerseits keine Dokumente zu früh zu vernichten und andererseits keine unnötig langen Aufbewahrungszeiten zu verursachen.

Originalformat muss unverändert archiviert werden

Die GoBD-Aenderung bekräftigt das sogenannte Ursprungsformatgebot: Elektronische Rechnungen müssen im Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur unter strengen Bedingungen zulässig:

• Das Originalformat muss zusätzlich aufbewahrt werden
• Die Konvertierung muss dokumentiert sein
• Die inhaltliche Identität von Original und Konvertierungsergebnis muss nachweisbar sein

Bußgelder bis zu 5.000 EUR pro Verstoß

Verstostsse gegen GoBD-Anforderungen können zu Schätzungen des Finanzamts führen und Bußgelder von bis zu 5.000 EUR pro Verstoß nach sich ziehen. In schwerwiegenden Fällen drohen zusätzlich Steuernachzahlungen durch Hinzuschaetzung.