Deutschland E-Rechnung 2026-2028: Ihr schrittweiser Compliance-Zeitplan

Deutschlands E-Rechnungs-Revolution: Was das Wachstumschancengesetz für Ihr Unternehmen bedeutet

Das Wachstumschancengesetz hat den ehrgeizigsten E-Rechnungs-Zeitplan in der deutschen Wirtschaftsgeschichte festgelegt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes B2B-Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Doch der eigentliche Termindruck beginnt erst jetzt.

Die Übergangsfrist, die Papier- und PDF-Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) erlaubt, endet am 31. Dezember 2026. Nach diesem Datum müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über EUR 800.000 ausschließlich E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen unabhängig von der Größe.

Der vollständige Zeitplan im Ueberblick

Frist	Pflicht
1. Jan. 2025	Alle B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
31. Dez. 2026	Ende der Übergangsfrist für Papier-/PDF-Rechnungen mit Zustimmung
1. Jan. 2027	Pflicht zur E-Rechnungsausstellung für Unternehmen mit Umsatz über EUR 800.000
1. Jan. 2028	Vollständige E-Rechnungspflicht für alle B2B-Unternehmen unabhängig vom Umsatz

Zugelassene Formate: XRechnung und ZUGFeRD

Deutschland erkennt zwei konforme E-Rechnungsformate an: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (hybrides PDF+XML). Beide entsprechen dem europäischen Standard EN 16931. Einfache PDF-Rechnungen, auch wenn elektronisch versendet, gelten nach der Übergangsfrist nicht mehr als E-Rechnungen.

GoBD 2025 Änderung: Nur-XML-Archivierung

Das Bundesfinanzministerium hat die GoBD-Regeln am 14. Juli 2025 aktualisiert, mit einer entscheidenden Änderung: Unternehmen müssen jetzt nur noch die XML-Datei (oder den XML-Teil von ZUGFeRD-Hybridrechnungen) aufbewahren. Die visuelle PDF-Komponente ist für die Archivierung nicht mehr zwingend erforderlich, es sei denn, sie enthält zusätzliche steuerlich relevante Daten. Alle Rechnungen müssen 10 Jahre lang mit garantierter Integrität, Authentizität, Lesbarkeit und Lesezugriff für die Finanzbehoerden aufbewahrt werden.

Häufige Fehler, die zu Pruefungsfeststellungen führen

• Nur PDFs speichern: Unter den aktualisierten GoBD ist die strukturierte XML-Datei der rechtlich verbindliche Datensatz
• Generischen Cloud-Speicher nutzen: USB-Sticks, Festplatten und Consumer-Cloud-Dienste erfüllen nicht die GoBD-Anforderungen für manipulationssichere Protokollierung
• Aufbewahrungsfrist ignorieren: Die 10-Jahres-Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, nicht am Rechnungsdatum
• Fehlende Verfahrensdokumentation: Ohne dokumentierte Prozesse kann Ihr gesamtes digitales Archiv angefochten werden