OCR HR dokumentu: Digitalizujte personální spisy, smlouvy a dokumenty pri nastupu zaměstnanců ve velkem měřítku
87 % zaměstnavatelů používá AI v naboru, ale stale ručně zpracovává stohy dokumentu pri nastupu. OCR automatizuje dokumentární pipeline od nabídky po personální spis.
Papírová lavina pri nastupu
Kazdy novy zamestnanecc generuje stoh dokumentu: podepsana pracovní smlouva, kopie dokladu totoznosti, danove formuláře, přihlášky k benefitům, bankovní údaje, dohoda o mlcenlivosti, formulář pro nouzove kontakty, potvrzeni o bezpečnostním skoleni. Pro společnost přijímající 50 lidi ročně jsou to 400+ dokumentu, které musi byt zpracovany, overeny, archivovany a zpristupneny, po celou dobu zamestnanani každého zamestnance a casto i roky pote.
87 % zaměstnavatelů celosvetove nyní používá AI alespoň v jednom aspektu naboru, ale v okamziku, kdy je podepsán nabídkový dopis, se proces vrati k papiru a ručnímu archivovani. Mezera mezi digitálním naboerm a papírovým nástupem je misto, kde se dokumenty ztratají, terminy jsou zmeskany a vznikají mezery ve shodě.
Legacy personální spisy: neprohledavatelny archiv
Většina spolecnosti ma roky zaznamemu zaměstnanců ulozene jako naskenowana obrazkova PDF: personální spisy, disciplinární záznamy, certifikáty o skoleni, hodnoceni vykonu. Tyto archivy jsou zcela neprohledavatelne. Nalezeni konkrétního certifikatu o skoleni zamestnance z roku 2019 vyžaduje presneve vědět, ve které složce se nachází, nebo procházet každým souborem v personální složce, dokud ho nenajdete.
Co musi OCR pro HR zvládat
- Doklady totoznosti: pasy, národní průkazy totoznosti, pracovní povoleni s rožnými formáty a bezpečnostními prvky
- Podepsane smlouvy: mokre podpisy na tistennych dokumentech, casto castecne ručně psane
- Danove a mzdove formuláře: vladni vydane formuláře s konkrétními rozloženími poli
- Certifikáty o skoleni: od vice poskytovatelů v různých formátech
- Zdravotní potvrzeni: pred-nastupni zdravotní prohlaseni s citlivými informacemi
Komplexnost uchovani
HR dokumenty maji jedny z nejsložitějších pozadavku na uchovani: pracovní smlouvy musi byt uchovavany po dobu zamestnanani plus zákonnou dobu po skonceni zamestnanani, mzdove záznamy az 50 let v některých jurisdikcích, záznamy o skoleni pro regulační doby dodrzovani a zdravotnické záznamy se speciálními pravidly ochrany dat. Ruční spravan těchto prek ryvajicich se dob uchovani je náchylná k chybám a rizikovejsia.
