Datová schranka a past 90 dnu: jak spravne archivovat v 2026

Schranku ma dnes povinne skoro kazdy podnikatel, ale skoro nikdo nezna její slabinu

Datová schranka prestala byt volbou. Všechny právnické osoby a všechny osoby samostatne vydelecne cinne zapsane v registru osob (ROS) maji datovou schranku zřízenou ze zákona. Schranka se po zapisu do ROS zakládá automaticky a přihlašovací údaje přijdou poštou. Pro komunikaci s finanční správou plati ještě pritvrzeni: danove priznani musi podnikatel s datovou schránkou podávat výhradně elektronicky a OSVC s ni aktivovanou podává i Přehled o příjmech a výdajích pouze elektronicky ve formatu XML.

Všechno to zni jako modernizace, a z velke casti jí také je. Problém je v jednom detailu, který většina firem objeví az ve chvili, kdy už je pozdě: datová schranka není misto, kde se dokumenty uchovávají. Je to jen schranka, do které zprávy přijdou, a po chvili z ni zase zmizí.

90 dni a konec: jak presne funguje automatické mazani

Datove zprávy zůstávají v datove schránce pouze 90 dni od okamziku, kdy se přihlásíte a zprava se označí jako dorucena. Po uplynuti teto lhůty systém zprávu automaticky a nevratne odstraní. Nejde o chybu ani o nedostatek úložiště, je to navrhovane chovani, protože schranka ma sloužit k dorucovani, nikoli k dlouhodobému skladovani.

Tady vzniká rozpor, který musi řešit kazda firma. Na jedné strane dokument prijaty datovou schránkou, třeba rozhodnuti uradu, výzva, smlouva nebo faktura, casto podléhá uchovávací povinnosti na peti, deset i vice let. Na strane druhé samotna zprava, kterou jste ten dokument obdrželi, zmizí už po třech mesicich. Pokud jste si obsah a doruchenku nestihli stáhnout a uložit jinam, dokument je z pohledu schranky pryč, včetně dukazu o tom, kdy a komu byl doručen.

Datový trezor: placena záchrana primo od České posty

Statni reseni tohoto problemu se jmenuje Datový trezor a provozuje jej Ceska posta. Trezor automaticky uchovává datove zprávy i po uplynuti devadesatidenni lhůty, takže neztratí platnost na rozdíl od vytištěného dokumentu. Služba je ale placena a účtuje se podle poctu zprav.

Ceník začíná na 120 Kč ročně včetně DPH za kapacitu 20 zprav, pokračuje pres 360 Kč za 100 zprav a 3 300 Kč za 500 zprav az k 29 500 Kč za kapacitu do 5 000 zprav, přičemž vetsi objemy se resi individuálně. Uchovavani lze nastavit na 6 měsíců, 1 rok nebo 2 roky a služba se po roce automaticky obnovuje. Novi uzivatele povinne datove schranky si navíc mohou Datový trezor s kapacitou 500 zprav vyzkoušet zdarma, přičemž s automatickou devadesatidenni lhůtou tak maji zprávy dostupne az 6 měsíců.

Proč ani Datový trezor neřeší všechno

Datový trezor je užitečný, ale je dobre rozumět tomu, co delá a co nedelá. Resi jednu konkrétní věc: aby vám zprava nezmizela po 90 dnech. Neřeší ale to, co s dokumenty potřebuje většina firem ve skutecnosti, tedy jejich smysluplne usporadani, vyhledavani podle obsahu, propojeni s účetnictvím, navazani na uchovávací lhůty podle zákona o uctovnictvi a zákona o archivnictvi, nebo radizene skartační rizeni po uplynuti těchto lhůt.

Trezor je v podstate prodlouzena schranka. Stale je to seznam zprav seřazených podle data doruceni, nikoli archiv organizovany podle toho, čeho se dokument tyka. U firmy, která dostane par zprav ročně, to staci. U firmy, která přijímá desítky ci stovky dokumentu mesicne ze schránek, sklarni správy, ZUS a soudu, se z trezoru rychle stava jen vetsi a draz placena hromada.

Co s tim v roce 2026 udělat poradne

Rozumný postup ma tri kroky. Za prve, zajistit, aby zprava ani její doruchenka nezmizela. To znamená bud aktivní Datový trezor, nebo, lepe, návyk kazdou přijatou zprávu včetně doručenky neprodlene stáhnout v uplne podobe. Doruchenka je důležitá stejne jako samotny dokument, protože prokazuje okamžik doruceni, od kterého casto běží lhůty.

Za druhé, uložit stazene dokumenty mimo schranku do prostředí, kde maji svoje misto podle obsahu a kde je lze najít za několik sekund, nikoli procházením seznamu zprav podle data. Za třetí, navázat na kazdy dokument jeho zákonnou uchovávací lhůtu, aby firma věděla, co musi držet peti let, co deset a co dele, a aby po uplynuti lhůty mohla provést radne skartační rizeni.

Pointa roku 2026 je strizliva. Stat firmy donutil přijímat úřední postu elektronicky, ale samotne dorucovani vyřešil tak, ze zprávy po 90 dnech maze. Povinnost uchovat obsah a důkaz o doruceni zůstává na firmě. Kdo spoléhá na to, ze dokument je prece v datovce, zjisti za čtyři mesice, ze tam už není, a casto i to, ze chybí prave ten důkaz o doruceni, který by pri sporu potřeboval nejvíc.