České požadavky eSSL 2026: Co musi vas systém elektronické správy zaznamu obsahovat

Nove požadavky archivniho zákona na systémy elektronické správy zaznamu

Zákon c. 197/2024 Sb. zavedl přísnější požadavky na certifikovane systémy elektronické spisove služby (eSSL) v České republice. Organizace, které spravuji verejne záznamy nebo působí v regulovaných odvětvích, musi zajistit, aby jejich systémy splňovaly aktualizovane standardy pro metadata, digitální uchovavani a archivni vyber.

Vedle toho zákon c. 261/2021 Sb. (zákon o digitalizaci) pokračuje ve sve fázované implementaci v prubehu roku 2026 a mění vice nez 160 sektorových zakonu za účelem lepsího sdileni dat mezi veřejnými správami.

Co musi eSSL podle nových pravidel obsahovat

Aktualizovane požadavky narizuji, aby certifikovane systémy elektronické správy zaznamu poskytovaly:

• Podrobne standardy metadat: kazdy dokument musi nest strukturovana metadata včetně data vytvoreni, autora, klasifikace, doby uchovavani a pokynu pro skartaci
• Protokoly pro digitální vyber: automatizovane pracovní postupy pro identifikaci archivnich zaznamu oproti záznamům schváleným ke skartaci
• Kvalifikovane elektronické podpisy, peceti a casova razítka: pozadovane podle standardu eIDAS pro autenticitu dokumentu
• Funkcionalita auditního zaznamu: uplne zaznamenavani všech akci provedených se záznamy
• Schopnost dlouhodobého uchovavani: zajisteni citelnosti a integrity dokumentu po dobu uchovavani, která muze trvat desítky let

Faktor eIDAS a kvalifikovaných podpisu

Ceska shoda vyžaduje, aby dokumenty ulozene v eSSL nesly kvalifikovane elektronické podpisy nebo peceti zaručující autenticitu. To přidává náklady i složitost, zejména pro male a stredni podniky, které nemají existující infrastrukturu veřejných klíčů. Organizace musi investovat do kvalifikovaných certifikatu a integrovat overovani podpisu do svých dokumentových pracovních postupu.

Bezne mezery v souladu

Mnoho českých organizaci celi výzvám pri plneni nových pozadavku eSSL:

• Zakorenene papirove procesy v podnikove kultuře
• Roztristena digitální infrastruktura napříč oddelenimii
• Nedostatecne povedomí o specifických požadavcích na metadata
• Obtíže pri integraci kvalifikovaných elektronických podpisu do existujících pracovních postupu
• Žádný jasný interní vlastník souladu se správou zaznamu