Archivace dokumentů v ČR: lhůty 5, 10 a 45 let podle zákonů

Tri zákony, tri lhůty archivace

České firmy celi jedné z nejsložitějších situaci v oblasti archivace dokumentu v Evropě, kterou upravuji tri samostatne zákony s ruzными požadavky:

• Zákon o účetnictví (Zákon c. 563/1991 Sb.): 5letа archivace účetních dokladu
• Zákon o DPH (Zákon c. 235/2004 Sb.): 10leta archivace dokladu k DPH
• Archivni zákon (Zákon c. 499/2004 Sb.): Upravuje fyzickou a digitální archivaci

Mzdove záznamy predstavuji zvláštní případ: zaměstnanci pred rokem 2019 vyzaduji 45letou archivaci, zatímco zaměstnanci po roce 2019 maji zkrácenou lhůtu 10 let.

Stejný dokument, vice lhůt archivace

Jediná faktura muze byt zároveň účetním dokladem (5leta archivace) i dokladem k DPH (10leta archivace). Firmy musi na kazdy dokument uplatnit nejdelší příslušnou lhůtu, což vyžaduje klasifikaci dokumentu v okamziku jejich vzniku a sledovani toho, která pravidla archivace se vztahuji na který dokument.

Digitální vs. fyzicka archivace

Archivni zákon (Zákon c. 499/2004 Sb.) upravuje jak fyzickou, tak digitální archivaci. Digitální archivy musi po celou dobu archivace zajistit integritu, přístupnost a dohledatelnost dokumentu. Na rozdíl od některých zemi EU nema Ceska republika dosud specifické normy ekvivalentní francouzské NF Z42-013 nebo italským požadavkům na conservazione sostitutiva.

Danove sankce

Nedodrzeni povinnosti archivace dokumentu muze vest k danovym sankcím az do výše 20 % nedoplacene dane. U mzdových zaznamu se uplatnuji sankce v oblasti sociálního zabezpeceni a důchodového pojisteni. Kumulativní riziko sankci podle všech tri zakonu cinи řádnou správu dokumentu finanční nezbytnosti.

Příprava na ViDA

Az vstoupí v platnost Směrnice ViDA (2030 pro přeshraničně, 2035 pro tuzemské transakce), budou muset české firmy archivovat strukturovane XML faktury po celou příslušnou lhůtu. Investice do infrastruktury pro digitální archivaci už dnes zajisti připravenost jak na stávající povinnosti, tak na budoucí požadavky na e-fakturaci.