Elektronická fakturace v České republice: Připravte se na povinnost ViDA 2030

Současný stav elektronické fakturace v České republice

Na rozdíl od některých svých evropských sousedu, kteří jiz zavedli povinne systémy B2B elektronické fakturace, Ceska republika v soucasnosti nema žádnou domaci povinnost elektronické fakturace mezi podniky. Elektronická fakturace B2G (podnik vůči veřejnému sektoru) je povinna od 1. rijna 2016 a vyžaduje, aby všichni dodavatele subjektům veřejného sektoru podávali faktury elektronicky. Prostředí B2B vsak zůstává dobrovolne a české podniky si mohou volit vlastni formáty fakturace a způsoby doruceni. Tato situace se dramaticky změní v rámci iniciativy EU DPH v digitálním veku (ViDA) a podniky, které se zacnou připravovat nyní, získají významnou konkurenční a regulatorní výhodu.

Casovy plan ViDA: Co přichází a kdy

Směrnice Evropské komise ViDA stanovi fázový casovy plan pro povinnou elektronickou fakturaci ve všech členských státech EU. Pro Ceskou republiku jsou klíčovými daty červenec 2030 pro transakce B2B uvnitř EU a leden 2035 pro tuzemskou B2B fakturaci. Milník cervence 2030 znamená, ze kazdy cesky podnik obchodující s partnery v jiných zemích EU bude muset vystavovat a přijímat strukturovane elektronické faktury prostřednictvím kompatibilního systemu. Do ledna 2035 musi všechny tuzemské B2B transakce rovněž procházet kanály strukturovane elektronické fakturace.

Ačkoliv se tato data mohou zdát vzdlena, rozsah potrebne transformace by nemel byt podcenan. Podniky musi zhodnotit svou současnou fakturační infrastrukturu, vybrat a implementovat kompatibilní formáty, proškolit zamestnance, aktualizovat smlouvy s obchodními partnery a dukladne otestovat sve systémy. Firmy, které čekaly do poslední chvíle s plněním povinnosti B2G v roce 2016, zažily vyznamne naruseni, a povinnost B2B ovlivni mnohem vetsi objem transakci.

Datová Schranka: Digitální základ, který jiz existuje

České podniky jiz funguji v rámci digitální komunikační infrastruktury prostřednictvím Datová Schranka (datových schránek), které se staly povinnými pro všechny podniky v roce 2023. Datove schranky slouží jako oficiální elektronicky komunikační kanál mezi podniky, státními úřady a soudy. Kazdy právní subjekt v České republice musi udržovat aktivní datovou schranku a pravidelne ji kontrolovat kvůli úředním sdělením. Tato existující digitální infrastruktura poskytuje základ pro budoucí zavadeni elektronické fakturace, protože české podniky jsou jiz zvykle na příjem a zpracovani oficiálních elektronických dokumentu. Datove schranky jsou vsak komunikačním kanálem, nikoli fakturačním standardem, a k splneni pozadavku ViDA na strukturovana data bude zapotřebí značná dodatečná prace.

Podporovane formáty: ISDOC, UBL 2.1 a Peppol BIS

Ceska republika ma vlastni národní formát elektronické fakturace nazvany ISDOC (Information Systém Document), vyvinuty speciálně pro cesky trh a široko pouzivany ve fakturaci B2G. ISDOC je formát zalozeny na XML, který podporuje strukturovana fakturační data včetně položek, danovych rozpisu a platebních informaci. Vedle ISDOC získávají na popularitě celoevropské standardy UBL 2.1 (Universal Business Language) a Peppol BIS (Business Interoperability Specifications), zejména pro přeshraniční transakce.

Když povinnost ViDA vstoupí v platnost, podniky budou pravdepodobne muset podporovat alespoň UBL 2.1 nebo Peppol BIS pro fakturaci uvnitř EU, zatímco ISDOC muze byt nadal akceptován pro tuzemské účely. Podniky s výhledem do budoucnosti by mely začít implementovat podporu vice formatu jiz nyní a zajistit, aby jejich systémy mohly generovat a zpracovávat faktury ve všech třech standardech bez manuálních konverzních kroku.

Otázky ochrany osobních údajů: Pouceni z dohledu UOOU

S digitalizaci fakturace a procesu správy dokumentu se stava stale důležitější dodrzovani ochrany osobních údajů podle GDPR. Cesky Úřad pro ochranu osobních údajů (UOOU) prokázal svou ochotu ukládat znacne pokuty, nejznámější je pokuta ve vysi 13,9 milionu EUR spolecnosti Avast Software za poruseni zpracovani údajů. Faktury obsahuji osobní údaje včetně jmen, adres, identifikačních cisel a finančních informaci. Kazdy systém elektronické fakturace musi zajistit, ze tyto údaje jsou zpracovavany, uchovavany a prenaseny v plném souladu s požadavky GDPR. To zahrnuje implementaci příslušných kontrolních mechanismu pristupu, sifrovani, limitu doby uchovavani dat a schopnosti reagovat na zadosti subjektu údajů o pristup, které mohou zahrnovat záznamy faktur.

Proč se včasná příprava vyplácí

Podniky, které zahájí přípravu na elektronickou fakturaci nyní, roky pred lhůtami ViDA, získají několik hmatatelných vyhod. Mohou vyjednat lepsi ceny s poskytovateli technologii mimo spicku poslední chvíle. Maji cas provozovat rozsirene pilotní programy, které identifikuji a vyřeší problémy dříve, nez se dodrzovani stane povinným. Mohou skolit sve zamestnance postupne, namísto prostřednictvím narušujících rychlokurzu. A pozicuji se jako preferovani obchodní partneři pro mezinárodní spolecnosti, které jiz funguji v rámci povinnosti elektronické fakturace v zemích jako Itálie, Polsko a Rumunsko. Náklady na postupnou přípravu rozloženou na několik let jsou vyrazne nižší nez náklady na nouzove splneni povinnosti pod tlakem terminu.