IK Belge OCR: Çalışan Dosyaları ve Ise Alim Evraklarını Tara

Ise Alim Kağıt Catalaği

Her yeni ise alim bir yığın belge oluşturur: imzalanmış is sözleşmesi, kimlik doğrulama kopyaları, vergi formları, yan ödeme kayıt, banka bilgileri, gizlilik anlasması, acil durum iletişim formu, is güvenliği eğitim belgesi. Yılda 50 kisi isen bir şirket için bu, her ise alimin tüm is suresi ve çoğu zaman sonrasında da erişimli olması gereken islenip doğrulanıp dosyalanması gereken 400+ belgedir.

Küresel çapı işverenlerin %87'si artık ise alimin en az bir boyutunda yapay zeka kullanıyor, ancak is teklif mektubu imzalanır imzalanmaz süreçler kagita ve manuel dosyalamaya geri döner. Dijital ise alim ile kağıt tabanlı ise alim arasındaki boşluk, belgelerin kaybolduğu, son tarihlerin gözden kacırıldığı ve uyum bosluklaırının ortaya çıkması yeridir.

Eski Personel Dosyaları: Aranamaz Arşiv

Çoğu şirkette personel dosyaları, disiplin kayitları, eğitim sertifikaları, performans değerlendirmeleri olarak saklanan taranmış görüntü PDF'leri yıllardır mevcuttur. Bu arşivler tamamen aranamaz. 2019'dan belirli bir çalışanın eğitim sertifikasını bulmak, tam olarak hangi klasörde oldugunu bilmeyi gerektiriyor. Ya da bulana kadar personel klasorudeki her dosyayı tararsınız.

IK OCR'nin Islemesi Gerekenler

• Kimlik belgeleri: çeşitli formatlar ve güvenlik özellikleriyle pasaportlar, ulusal kimlikler, çalışma izinleri
• Imzalanmış sözleşmeler: basili belgeler üzerine ıslak imzalar, çoğunlukla kısmen elle yazılmış
• Vergi ve bordro formları: belirli alan düzenlemeleriyle devlet tarafından verilen formlar
• Eğitim sertifikaları: farklı formatlarda birden fazla saglayi cıdan
• Sağlık klirensi: hassas bilgilere sahip ise alim öncesi sağlık beyannameleri

Saklama Karmasikliği

IK belgelerinin en karmaşık saklama gereksinimlerine sahip olduğu durumlar da vardır: is sözleşmeleri, çalışma suresi artı yasal çalışma sonrası yıllar boyunca, bazı yargı bölgeleri de 50 yıla kadar bordro kayıtları, düzenleyici uyum dönemlerinde eğitim kayıtları ve özel veri koruma kurallarıyla tibbi kayıtlar için saklanmalıdır. Bu çakışan saklama dönemlerini manuel olarak yönetmek, hata eğilimine acirak ve risklidir.