E-Irsaliye Arşivleme: 10 Yıllık Yasal Saklama Gerekliliği ve Uyum Nasıl Sağlanır

E-Irsaliyeleri Ne Kadar Sure Saklamalısınız?

Kurum Turu	Saklama Suresi
Kamu sektörü	Suresiz
Özel sektör	Düzenleme tarihinden itibaren en az 10 yıl

Tam Olarak Neyi Saklamalısınız?

• E-irsaliyeler: gönderilen ve alınan tüm irsaliyeler
• E-teslim alma belgeleri: tüm onaylar
• Kağıt sürümleri hologramlu: kesinti sırasında kullanıldıysa
• Denetim izi: kim oluşturdu, değiştirdi, onayladı
• Ekler: fotoğraflar, CMR, kalite sertifikaları

E-Irsaliyeler Nerede Depolanır?

1. Merkezi Sistem (Portal)

Portal tüm irsaliyeleri merkezi olarak depolar, ancak yalnızca buna güvenmeniz risklidir: yasal sorumluluk SİZE aittir.

2. Kendi Sisteminiz (Zorunlu)

Kendi kopyaniza sahip olmalısınız. Seçenekler: DMS (önerilen), ERP arşivi veya dosya sistemi.

Arşivleme Için Neden DMS?

• Otomatik sınıflandırma: alici, tarih, mal türüne göre
• Garantili saklama: yanlışlıkla silmeyi önler
• Belge bütünlüğü: hash değerleri, dijital imzalar, denetim izi
• Çapraz bağlantılama: irsaliyeleri faturalar, teslim alma belgeleri, sözleşmelerle ilişkilendirir

Müfettişler Neye Bakar

1. Tüm irsaliyeleriniz var mi?
2. Aranabilir mi?
3. Değiştirilmemiş mi?
4. Denetim iziniz var mi?
5. Yedekleriniz var mi?

Arşivleme Kontrol Listesi

• Uzun vadeli arşivleme yapan DMS veya ERP
• E-irsaliye portaliyla otomatik senkronizasyon
• Uzak yedekleme (bulut veya fiziksel)
• Saklama sureleri yapılandırılmış (10 yıl / suresiz)
• Silme koruması (saklama kilidi)
• Alici, tarih, mal türüne göre arama
• Denetim izi etkinleştirilmiş
• E-faturalar ve teslim alma belgeleriyle ilişkilendirilmiş

Sonuç

E-irsaliyelerin arşivlenmesi isteğe bağlı değildir: 10 yıllık yasal bir gerekliliktir. Yalnızca devlet portalina güvenmeyin.

Docavelo tüm e-irsaliyeleri 10+ yıl boyunca tam arama, denetim izi ve silme korumasıyla otomatik olarak arşivler. Her zaman denetime hazır.