DMS Uygulama: Adim Adim Rehber
DMS'e geçiş karmaşık olmak zorunda değil. Operasyonları aksatmadan basarili bir uygulama için adımlar.
Uygulama Neden Ağrı Verici Olmak Zorunda Değil
DMS benimseme hakkındaki en büyük korku: "Tum belgeleri nasıl aktarırız?", "Calisanlar yeni sistemi kullanmak istemeyecek", "Haftalarca felç olacağız". Bunların hiçbiri doğru olmak zorunda değil: doğru sureci izlerseniz.
Adim 1: Mevcut Belge Denetimi
Uygulamadan önce envanter ciakein: ne kadar belgeniz var, neredeler, hangileri aktif, hangileri arşiv. Bu 1-2 gün sürer.
Adim 2: Yapı Tanımlama
Kategorileri belirleyin: faturalar, sözleşmeler, IK, projeler, yazışmalar. Kimin neye erişeceğini tanımlayın. Saklama surelerini ayarlayın.
Adim 3: Kullanıcı ve Rol Kurulumu
Rolleri tanımlayın: yönetici, muhasebeci, mudur, çalışan. Her rolün tanımlı izinleri vardır.
Adim 4: Belge Goci
Her şeyi birden taşımayın. Yeni belgelerle başlayın, bugundn itibaren her şey DMS'e gider. Eskileri öncelikle kademeli olarak taşıyın.
Adim 5: Çalışan Eğitimi
DMS sezgisel ise 30 dakika yeter. Anahtar: çalışanlara DMS'in ne kadar karmaşık oldugunu değil, nasıl zaman kazandırdığını gösterin.
Adim 6: Canli Yayına Geçiş ve Izleme
Ilk 2 hafta: yoğun destek. Kimin sistemi kullanıp kullanmadığını izleyin. Sorunları hemen çözün.
Sonuç
Docavelo 1-2 günde uygulanır. Sezgisel arayüz, önceden tanımlı şablonlar, eğitim dahil. Bugun yeni belgelerle başlayın: eskileri kademeli taşıyın. Ücretsiz deneyin.
