DMS'e Geçiş: Mevcut Belgelerinizi Nasıl Aktarırsınız
DMS'e geçerken en büyük korku: "Mevcut belgelerimize ne olacak?" Ağrısız bir geçiş için rehber.
Korku #1: "Binlerce Belgemiz Var"
DMS dusuen her şirketin ayni korkusu var: "Tum belgeleri sunucudan, emailden, dosya dolaplarından nasıl aktarırız?" Cevap: hepsini bir anda yapmak zorunda değilsiniz.
Adim 1: Mevcut Belge Envanteri
Geçişten önce envanter cikarinn:
- Toplam kaç belge (klasöre göre tahmin)?
- Neredeler: paylaşımlı sürücü, email, kağıt, bulut?
- Hangi formatlarda: PDF, Word, Excel, taranan?
- Hangileri aktif, hangileri arşiv?
Adim 2: Önceliklendirme
- Yeni belgeler (hemen): Ilk günden itibaren her yeni şey DMS'e gider
- Aktif belgeler (hafta 1-2): Aktif sözleşmeler, güncel projeler
- Yasal olarak gerekli (hafta 2-4): Vergi belgeleri, IK dosyaları
- Arşivler (ay 2-3): Eski belgeler, öncelik sirasina göre
Adim 3: Toplu Yükleme
Büyük hacimler için: tüm klasörleri sürükleyip bırakın. DMS mevcut klasör yapınızı korur ve taranan belgelere otomatik OCR uygular.
Zaman Çizelgesi
| Faz | Sure |
|---|---|
| Hazırlık ve envanter | 1-2 gün |
| DMS kurulumu | 1 gün |
| Aktif belge geçi | 1-2 hafta |
| Paralel çalışma | 2-4 hafta |
| Tam göç | 1-3 ay |
Sonuç
Docavelo'e geçiş is kesintisi anlamına gelmez. Bugun yeni belgelerle başlayın, eskileri kademeli taşıyın. Toplu yükleme, AI etiketleme ve OCR sureci ağrısız kılar. Ücretsiz deneyin.
