Belge Imha Prosedürü: Yasal Gereklilikler ve Adımlar
Belgeleri imha etmek sadece çöpe atmak değildir. Yasa, imha öncesi arşivden onay, komisyon oluşturma ve tutanak düzenleme gerektirir.
Belge Imhası: Yasal Bir Prosedür
Birçoğu şirkette belgeler geçerliliği dolunca veya "yer kalmayınca" imha edilir. Ancak yasa, belge imhasının kontrol edilen bir prosedür oldugunu öngörür, kendi basina hareket edemezsiniz.
Imha Prosedürü Adımları
- Saklama suresi dolan belgelerin tespiti: arşiv defterine göre belgelerin saklama suresi dolmuş olmalıdır
- Imha listesi hazırlanması: imha edilecek belgelerin detaylı listesi
- Arşivden onay alınması: yetkili arşiv imhayı onaylamalıdır
- Imha komisyonu oluşturulması: en az 3 kişilik komisyon
- Fiziksel imhanın gerçekleştirilmesi: imha, geri dönüşüm, dijital silme
- Imha tutanağı düzenlenmesi: ne, ne zaman, nasıl, kim tarafından imha edildi
Izinsiz Imhanın Sonuçları
- Arşiv denetiminde cezalar: 50.000 ile 2.000.000 RSD arası
- Potansiyel yasal sorumluluk: saklama suresi dolmadan önemli bir belge imha edilirse
- Vergi sorunları: denetçiler yokluğun sizin aleyhinize oldugunu varsayar
DMS ile Imha Yönetimi
- Otomatik saklama suresi takibi: sistem saklama suresi dolan belgeleri tanımlar
- Imha listesi oluşturma: tek tıkla PDF listesi
- Arşiv onayının takibi: tüm yazışmaların kaydı
- Imha tutanağı: otomatik oluşturma
Sonuç
Docavelo saklama surelerini otomatik takip eder, imha listelerini oluşturur ve tüm imha surecini belgeler. Onsuz, geçerliliği dolmuş belgeleri bıraktığınızda alan israf edersiniz, kontrolsüz imha ettiğinizde ise yasayi ihlal edersiniz. Ücretsiz deneyin.
