Arşivlemeden Sorumlu Kisi: Kim Olabilir ve Görevleri Nelerdir
Her şirket arşiv materyalinin korunmasından sorumlu bir kisi atamaldir. Bu kisi kimdir, görevleri nelerdir ve atamamanın cezaları nelerdir.
Yasal Yükümlülük
Arşivcilik Kanunu, tüm tüzel kişilerin arşiv materyalinin korunmasından sorumlu bir kisi atamasını gerektirir. Bu kisi belge yönetim sisteminin işleyişinden sorumlu çalışandır.
Sorumlu Kisinin Görevleri
- Arşiv defterinin tutulması: yıllık belge kayıtları
- Saklama surelerinin takibi: hangi belgelerin ne zaman geçerliliği dolacağı
- Belgeler için saklama koşullarının sağlanması: güvenlik, yanginn korunma, nem kontrolü
- Imha prosedürlerinin koordinasyonu: arşivle iletişim, onay, imha tutanakları
- Arşiv denetimindeki işbirliği: müfettişlerle olan ilişki
Atanmaması Için Cezalar
Belirli bir sorumlu kisinin olmaması Kanun kapsamında ihlal teşkil eder. Cezalar diğer arşiv ihlalleri ile aynıdır:
- Tüzel kişiler: 50.000 ile 2.000.000 RSD arası
- Sorumlu kişiler: 5.000 ile 150.000 RSD arası
Pratik Ipuçları
- Zamanı olan birini atayın: bu belirli görevleri olan gerçek bir sorumluluk, sadece formalite değil
- Eğitim sağlayın: arşiv kurumları sorumlu kişiler için düzenli olarak ücretsiz eğitim düzenler
- Yazılım kullanın: bir DMS sistemi sorumlunun is yükünü önemli ölçüde azaltır
- Yedek planlayın: sorumlu kisi ayrılırsa hemen yenisini atayın
Sonuç
Docavelo sorumlunun isini önemli ölçüde kolaylaştırır: arşiv defterini otomatlestir, saklama surelerini takip eder, belgeleri sınıflandırır ve raporlar oluşturur. Ücretsiz deneyin.
