Perde 18 Minutos Por Documento? Saiba Como Resolver Isso
O colaborador médio gasta 18 minutos a encontrar um único documento. Numa empresa de 20 pessoas, isso são mais de 6 horas diárias. Ha uma forma melhor.
Quanto Custa Realmente a Procura de Documentos?
Estudos mostram que o colaborador médio gasta 18 minutos a encontrar um único documento. Durante um dia de trabalho, o trabalhador médio procura 5-8 documentos. Isso são ate 2,5 horas diárias gastas a procurar, não a trabalhar.
Numa empresa de 20 pessoas, isso são 50 horas diárias, ou 6 dias de trabalho completos por semana: desperdiçados a encontrar documentos que deveriam estar a mao.
Onde Procura os Documentos?
- Ambiente de trabalho do computador: "talvez tenha guardado aqui"
- Email: pesquisa por palavras-chave, 200 resultados
- Grupo de mensagens: a percorrer 3 meses para trás
- Google Drive: 15 pastas, não esta em nenhuma
- Pasta partilhada do servidor: "Quem mudou a estrutura de pastas?!"
- Perguntar a um colega: "Tens aquela fatura do Marco?"
- Pasta física: encontrada, mas versão errada
A Solução: Pesquisa de Documentos com IA
Imagine dizer ao sistema: "Encontra-me a fatura da eletricidade de marco de 2025", e ele encontra-a em 3 segundos. Sem pastas, sem convenções de nomes, sem percorrer listas.
- Pesquisa em linguagem natural: descreva o que procura
- OCR para documentos digitalizados: ate imagens de faturas tornam-se pesquisáveis
- Etiquetagem automática: o sistema reconhece tipo de documento, fornecedor, data
- Resultados em segundos: não minutos, não horas
Quanto Pouparia?
| Dimensão da Empresa | Tempo Perdido Diariamente | Poupança Anual com DMS |
|---|---|---|
| 5 colaboradores | ~12,5 horas | ~3.000 hrs/ano |
| 10 colaboradores | ~25 horas | ~6.000 hrs/ano |
| 20 colaboradores | ~50 horas | ~12.000 hrs/ano |
Conclusão
Procurar documentos não e "uma parte normal do trabalho", e um sintoma de um mau sistema. Com o DMS certo e pesquisa por IA, 18 minutos tornam-se 3 segundos.
O Docavelo utiliza IA para encontrar qualquer documento em segundos. Descreva o que procura e o sistema faz o resto. Poupe milhares de horas anualmente: comece gratuitamente.
