Qual e il file giusto? Come risolvere il caos delle versioni dei documenti
contratto_FINALE_v3_DAVVERO_FINALE.pdf: se vi suona familiare, avete un problema di controllo delle versioni. Ecco come risolverlo.
Uno scenario che ogni azienda conosce
Il direttore invia un contratto a un cliente. Il cliente modifica due clausole e lo reinvia. L'avvocato corregge. Il direttore aggiunge qualcosa. Versione finale? Nessuno ne e sicuro. Nella cartella condivisa vedete:
contratto_clienteX.docxcontratto_clienteX_v2.docxcontratto_clienteX_FINALE.docxcontratto_clienteX_FINALE_correzione.docxcontratto_clienteX_FINALE_v2_VERO.docx
Quale firmiamo?
Perché questo e pericoloso, non solo fastidioso
- Conseguenze legali: firmare la versione sbagliata significa che i termini negoziati non sono inclusi
- Perdite finanziarie: preventivo sbagliato con vecchi prezzi inviato al cliente
- Spreco di tempo: ogni "qual e l'ultima versione?" costa 5-10 minuti
Come il DMS risolve il controllo delle versioni
- Versionamento automatico: ogni modifica salva automaticamente una nuova versione
- Cronologia delle modifiche: chi ha modificato cosa, quando e perché
- Blocco del documento: mentre qualcuno modifica, gli altri non possono sovrascrivere
- Unica fonte di verità: un documento, tutti vedono la stessa versione
Conclusione
Il caos delle versioni dei documenti costa tempo, denaro e può avere conseguenze legali. La soluzione: un sistema unico, versionamento automatico, cronologia completa.
Docavelo salva automaticamente ogni versione di ogni documento. Sapete sempre qual e l'ultima, chi ha modificato cosa e potete tornare a qualsiasi versione precedente. Provatelo gratuitamente.
