Excel per la gestione dei documenti: perché i fogli di calcolo non funzionano
Molte aziende usano fogli di calcolo Excel per tracciare documenti, contratti e fatture. Ecco 8 motivi per cui smette di funzionare quando l'azienda cresce.
Lo scenario classico
Qualcuno crea un foglio di calcolo Excel: "Registro contratti". Colonne: numero contratto, cliente, data, scadenza, posizione del file. All'inizio funziona benissimo: 20 righe, tabella ordinata.
Un anno dopo? 500 righe. Tre versioni: una sul server, una nell'email del direttore, una sul laptop dell'avvocato. Nessuna e aggiornata.
8 motivi per cui Excel non e adatto alla gestione documentale
- Nessun collegamento tra foglio di calcolo e file: digitate una posizione ma non potete cliccare per aprirlo
- Versioni multiple del foglio di calcolo: chi ha quella più recente?
- Nessuna automazione: inserimento manuale per ogni documento: 2-3 ore/mese per 50 documenti
- Nessun promemoria delle scadenze: il contratto sta per scadere? Excel non ve lo dirà
- Nessun controllo degli accessi a livello di riga: tutti vedono tutto
- Nessuna ricerca per contenuto: Excel cerca solo ciò che avete digitato manualmente
- Non scala: 5.000 righe diventano lente e ingestibili
- Non soddisfa i requisiti legali: non e un libro d'archivio, nessun contrassegno di classificazione
Conclusione
Excel e eccellente: per calcoli e report. Ma per la gestione documentale e un'improvvisazione che crea più problemi di quanti ne risolva.
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