Chiusura di un'azienda: cosa fare con i documenti
Chiudere un'azienda non significa poter eliminare i documenti. La legge prescrive obblighi di conservazione e consegna all'archivio. Ecco la guida completa.
Chiudere un'azienda non equivale a chiudere l'archivio
Molti imprenditori credono che chiudere un'azienda ponga fine all'obbligo di conservare i documenti. Non e così. Le leggi archivistiche richiedono che la documentazione sia preservata anche dopo la cessazione dell'attività di un soggetto giuridico.
Obblighi legali alla chiusura
- Organizzazione della documentazione: tutti i documenti devono essere ordinati per anno e categoria
- Aggiornamento del libro d'archivio: inventario completo di tutta la documentazione
- Separazione dei documenti permanenti: i documenti di valore duraturo vengono separati
- Consegna all'archivio di Stato: i documenti permanenti vengono trasferiti all'archivio competente
- Distruzione del materiale non permanente: solo con approvazione dell'archivio
Periodi di conservazione applicabili dopo la chiusura
| Tipo di documento | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Bilanci | Permanente |
| Documentazione fiscale | 10 anni |
| Registri delle buste paga | Permanente |
| Contratti di lavoro | Permanente |
| Contratti commerciali | 10 anni dalla scadenza |
| Fatture | 10 anni |
Come il DMS facilita la chiusura
- Consegna organizzata: tutti i documenti già categorizzati con metadati
- Libro d'archivio automatico: generate il libro d'archivio completo per la consegna
- Esportazione in formati standard: PDF/A per la conservazione a lungo termine
- Traccia di controllo: prova dell'integrità dei documenti durante tutto il periodo di conservazione
Conclusione
Docavelo vi aiuta a chiudere la vostra azienda in conformità con la legge. Libro d'archivio automatico, documentazione organizzata e esportazione per la consegna all'archivio di Stato. Non aspettate l'ultimo momento: organizzate i vostri documenti adesso.
