HR-OCR: Personalakten und Onboarding digitalisieren
87 % der Arbeitgeber nutzen KI bei der Einstellung, verarbeiten Onboarding aber noch manuell. OCR automatisiert vom Angebot bis zur Personalakte.
Der Papiersturzflut beim Onboarding
Jeder neue Mitarbeiter erzeugt einen Stapel Dokumente: unterzeichneter Arbeitsvertrag, Ausweiskopien zur Identitaetsverifizierung, Steuerformulare, Sozialleistungsanmeldung, Bankdaten, Vertraulichkeitsvereinbarung, Notfallkontaktformular, Sicherheitsschulungsbestaetigung. Für ein Unternehmen, das 50 Mitarbeiter pro Jahr einstellt, sind das über 400 Dokumente, die für jede gesamte Beschaftigungsdauer und oft noch Jahre darüber hinaus verarbeitet, geprüft, abgelegt und zugänglich gemacht werden müssen.
87 % der Arbeitgeber weltweit nutzen KI in mindestens einem Aspekt der Einstellung, aber sobald das Angebotsschreiben unterzeichnet ist, kehrt der Prozess zu Papier und manueller Ablage zurück. Die Lücke zwischen digitaler Rekrutierung und papierbasiertem Onboarding ist der Ort, an dem Dokumente verloren gehen, Fristen versäumt werden und Compliance-Luecken entstehen.
Legacy-Personalakten: Das nicht durchsuchbare Archiv
Die meisten Unternehmen haben jahrelange Mitarbeiterdaten als gescannte Bild-PDFs gespeichert, Personalakten, Disziplinarakten, Schulungszertifikate, Leistungsbeurteilungen. Diese Archive sind vollständig nicht durchsuchbar. Das Finden des Schulungszertifikats eines bestimmten Mitarbeiters aus 2019 erfordert, genau zu wissen, in welchem Ordner es liegt, oder jede Datei im Personalordner zu durchsuchen, bis Sie es finden.
Was HR-OCR bewältigen muss
- Ausweisdokumente: Reisepasse, nationale Ausweise, Arbeitserlaubnisse mit unterschiedlichen Formaten und Sicherheitsmerkmalen
- Unterzeichnete Verträge: handschriftliche Unterschriften auf gedruckten Dokumenten, oft teilweise handgeschrieben
- Steuer- und Gehaltsformulare: staatlich ausgegebene Formulare mit spezifischen Feldlayouts
- Schulungszertifikate: von mehreren Anbietern in unterschiedlichen Formaten
- Gesundheitliche Unbedenklichkeitsbescheinigungen: vorstellungsmedizinische Erklarungen mit sensiblen Informationen
Komplexität bei der Aufbewahrung
HR-Dokumente haben einige der komplexesten Aufbewahrungsanforderungen: Arbeitsverträge müssen für die Beschaftigungsdauer plus gesetzliche Jahre nach Beschaftigungsende aufbewahrt werden, Gehaltsdaten bis zu 50 Jahre in einigen Jurisdiktionen, Schulungsunterlagen für regulatorische Compliance-Zeitraeume und Krankenakten mit besonderen Datenschutzregeln. Das manuelle Verwalten dieser sich überschneidenden Aufbewahrungsfristen ist fehleranfällig und riskant.
