Automatische Benachrichtigungen in Docavelo einrichten
Richten Sie automatische Benachrichtigungen für Ihr Team oder Kunden ein: wenn ein Dokument archiviert, eine Rechnung erstellt oder eine Datei hochgeladen wird.
Warum Dokumentenbenachrichtigungen automatisieren?
Im Geschäftsalltag muss Ihr Team wissen, wann ein Dokument archiviert, eine Rechnung erstellt oder eine Datei hochgeladen wird. Anstatt manuell E-Mails zu senden, erledigen Docavelo-Automatisierungen das für Sie: automatisch, zuverlässig und mit voller Zugriffskontrolle.
Auslöser: Wann wird die Automatisierung aktiviert?
Der Auslöser definiert, welches Ereignis die automatische Benachrichtigung startet. Docavelo unterstützt 8 Auslösertypen:
Wann welchen Auslöser verwenden?
- Dokument archiviert: Team benachrichtigen, wenn ein neuer Vertrag oder eine Akte archiviert wird
- Datei hochgeladen: Buchhalter automatisch benachrichtigen, wenn ein Kunde eine Rechnung hochlädt
- Rechnung erstellt / genehmigt / abgelehnt / storniert: den gesamten Rechnungszyklus ohne manuelle Nachverfolgung überwachen
- Lieferschein erstellt: Logistik weiß sofort, wenn Ware versandbereit ist
Umfang: Für welche Dokumente gilt es?
Der Umfang ermöglicht es, den Auslöser auf bestimmte Dokumentkategorien einzuschränken:
Empfänger und Freigabeeinstellungen
Wählen Sie Kontakte oder Gruppen aus, die das Dokument erhalten, wenn der Auslöser aktiviert wird. Kontrollieren Sie den Zugriff mit Download-Berechtigungen, Wasserzeichen, Passwortschutz und Ablaufdatum.
Praxisbeispiel: Buchhaltungskanzlei
Eine Buchhaltungskanzlei mit 30 Mandanten richtet eine Automatisierung ein: Auslöser "Datei hochgeladen", Umfang auf Rechnungen beschränkt, Empfänger ist der zuständige Buchhalter. Ergebnis: Der Buchhalter erhält sofort eine E-Mail mit der Rechnung, sobald der Mandant sie hochlädt.
Testen Sie Automatisierungen kostenlos: registrieren Sie sich für eine 14-tägige Testphase.
