Archivbuch 2026: wie Sie es korrekt führen und an das zuständige Archiv übergeben

Was ist das Archivbuch und wer ist verpflichtet, es zu führen

Das Archivbuch ist die grundlegende Aufzeichnung über den gesamten Registraturbestand, den ein Verursacher hält. Nach den GoBD und dem Bundesarchivgesetz gilt die Pflicht zur Führung eines Aufbewahrungsverzeichnisses für alle juristischen und natürlichen Personen, deren Tätigkeit Dokumentation von dauerhafter oder langfristiger Bedeutung erzeugt: Kapitalgesellschaften, Einzelunternehmen, Behörden, öffentliche Unternehmen, Einrichtungen, Anwaltskanzleien, Steuerkanzleien, Arztpraxen und Vereine.

Mit anderen Worten: Wenn Ihr Unternehmen Rechnungen ausstellt, Verträge abschließt, Personalakten führt oder mit Behörden kommuniziert, sind Sie verpflichtet, ein Archivbuch zu haben. Es ist unerheblich, ob Sie als GmbH, AG, Einzelunternehmer oder Verein agieren. Entscheidend ist, dass Dokumentation entsteht.

Was muss erfasst werden

In das Archivbuch wird nicht jedes einzelne Dokument eingetragen, sondern der jährlich erzeugte Bestand nach Kategorien aus Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie. Typische Kategorien:

• Finanzdokumentation: Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge, Kassenberichte, Verträge mit Kunden und Lieferanten, Buchhaltungsbelege.
• Personaldokumentation: Arbeitsverträge, Sozialversicherungsmeldungen, Urlaubsuebersichten, Bescheide, Aufhebungsvertraege, Personalakten.
• Rechtsakte und Schreiben: allgemeine Akte, Satzung, Richtlinien, Beschlüsse, Protokolle der Hauptversammlungen und Vorstaende.
• Vermoegensdokumentation: Kaufvertraege, Mietvertraege, Fahrzeugzulassungsunterlagen, Zertifikate, Baugenehmigungen.
• Gerichts und Steuerdokumentation: Klagen, Urteile, Bescheide des Finanzamts, Pruefungsprotokolle.
• Technische Dokumentation: Pläne, Pruefzeugnisse, Untersuchungsberichte, Bautagebücher (für Unternehmen im Bauwesen).

Eintragsformat: was genau Sie eintragen

Jeder Eintrag im Archivbuch enthält standardmäßig:

1. Laufende Nummer fortlaufend ab Gründung des Unternehmens
2. Entstehungsjahr der Dokumentation
3. Nummer aus dem Klassifikationsplan (Kategorie)
4. Inhalt (kurze Beschreibung: z. B. Ausgangsrechnungen 2024)
5. Menge (Anzahl Ordner, Mappen, Boxen oder laufende Meter)
6. Aufbewahrungsort (Büro, Lager, externer Anbieter)
7. Aufbewahrungsfrist in Jahren
8. Bemerkungen (z. B. digitalisiert, ausgesondert 2034)

Aufbewahrungsfristen nach Kategorien

Dokumentationsart	Aufbewahrungsfrist
Finanz und Buchhaltungsunterlagen	10 Jahre (AO Paragraph 147)
Löhne, Sozialmeldungen, Personalakten	10 Jahre, einzelne Unterlagen bis 30 Jahre
Immobilienvertraege	10 Jahre nach Vertragsende
Satzung, Gesellschafterbeschluesse	dauerhaft
Gerichtsverfahren	10 Jahre nach Rechtskraft
Steuerbescheide, Pruefberichte	10 Jahre
Operative Korrespondenz	2 bis 6 Jahre (Handelsbriefe)

Übergabe an das zuständige Archiv

Das Archivbuch wird kontinuierlich geführt, und eine Kopie wird einmal jährlich an das zuständige Bundes oder Landesarchiv übermittelt, in der Praxis bis zum 30. April für das Vorjahr. Die Zuständigkeit des Archivs richtet sich nach dem Sitz des Unternehmens. In Berlin ist das beispielsweise das Landesarchiv Berlin; außerhalb der Bundeslaender deckt das Bundesarchiv die zentralen Bundesbehoerden ab, während Landesarchive die regionalen Stellen abdecken.

Neben dem Archivbuch wird einmal jährlich auch ein Vorschlag zur Aussonderung von Schriftgut ohne Archivwert (Unterlagen mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist) erstellt. Die Aussonderung erfolgt nur mit Zustimmung des Archivs, niemals eigenmächtig.

Elektronisches Archivbuch (ab 2024)

Mit den Änderungen der GoBD und des Bundesarchivgesetzes ist das elektronische Archivbuch dem Papierbuch rechtlich gleichgestellt. Das bedeutet, dass Sie es in einer Software führen, digital signiert speichern und in elektronischer Form an das Archiv übergeben können (XML, PDF/A signiert mit qualifizierter elektronischer Signatur). Die meisten zuständigen Archive in Deutschland gehen ab 2026 zur elektronischen Annahme über, einige nehmen sie bereits an.

Vorteile der elektronischen Form: kein Verlust (das Buch kann weder verloren noch beschädigt werden wie ein Papierbuch), automatische Erfassung, sobald das Dokument im DMS angelegt wird, Volltextsuche statt Blättern, automatische Berechnung der Aussonderungsfrist für jeden Eintrag.

Strafen bei mangelhafter Führung

Die Aufsicht über die Archivunterlagen führt das zuständige Archiv und im steuerlichen Kontext die Finanzverwaltung. Die nach AO Paragraph 379 vorgesehenen Bußgelder für juristische Personen reichen von 5.000 bis 25.000 EUR wegen unterlassener Führung des Verzeichnisses, unregelmäßiger Einträge, nicht abgestimmten Klassifikationsplans oder eigenmächtiger Vernichtung von Unterlagen ohne Genehmigung. Für die verantwortliche Person in der juristischen Person zusätzlich von 500 bis 5.000 EUR. Die Praxis zeigt, dass Bußgelder am häufigsten nach einer Anzeige (z. B. eines ehemaligen Mitarbeiters in einem Streit) oder im Rahmen einer Steuerprüfung verhängt werden.

Häufigste Fehler in der Praxis

• Kein Klassifikationsplan: das Archivbuch wird nach Gefühl geführt, ohne Grundlage in der Aufbewahrungsrichtlinie. Das sieht eine Prüfung sofort.
• Einträge ohne Fristen: erfasst, was vorhanden ist, aber nicht angegeben, bis wann es aufbewahrt wird. Folge: es wird nie ausgesondert, das Archiv wächst unbegrenzt.
• Eigenmächtige Vernichtung: das Unternehmen hat das Lager geräumt, weil die Unterlagen älter als 10 Jahre sind. Ohne Zustimmung des Archivs ist das ein Verstoß, auch wenn die Frist tatsächlich abgelaufen ist.
• Vermischung von aktivem und Archivbestand: Dokumentation des laufenden Jahres wird nicht ins Archivbuch eingetragen (sie wird über das Eingangsbuch geführt). Sie geht erst nach Abschluss des Jahres ins Archivbuch über.
• Vergessene Übergabe: das Unternehmen führt das Buch ordentlich, übermittelt aber keine Kopie an das Archiv. Die Uebermittlungspflicht ist von der Fuehrungspflicht getrennt.