OCR за търговия: фактури и разписки без ръчно въвеждане

Хартиеното тесно място, което струва продажби

43% от малките предприятия в САЩ или не проследяват инвентара, или използват изцяло ръчни методи. Основната причина често не е мързел: данните, от които се нуждаят, са уловени в хартия. Фактурите от доставчици, известията за доставка, потвържденията за приемане на стоки и документите за връщане седят в папки и имейл прикачени файлове. Без дигитализирани, търсими данни от тези документи, управлението на инвентара е гадаене. И гаденето води до недостиг: до 35% от поръчките търпят недостиг поради липса на видимост на инвентара в реално време.

Предизвикателството с обема

Търговец на дребно с среден размер обработва хиляди фактури от доставчици на месец при десетки доставчици. Всяка фактура има различен формат, различно поставяне на полета и различно ниво на детайлност. В мащаб, дори малките проценти на OCR грешки създават огромни проблеми с равнение: 2% процент на грешки при 5 000 фактури означава 100 документа, нуждаещи се от ръчна корекция.

Какво трябва да обработва OCR за търговия на дребно

• Разнообразие от формати при множество доставчици: всеки доставчик изпраща фактури в собственото си оформление
• Извличане на позиции: не само суми, но отделни продукти, количества и единични цени за съпоставяне с инвентара
• Съпоставяне на известие за доставка с фактура: сравняване на поръчаното, доставеното и фактурираното
• Сканиране на разписки: разходни разписки от покупки, консумативи и оперативни разходи
• Листове с продуктови спецификации: каталози на доставчиците и технически спецификации

Тристепенно съпоставяне: ПО, доставка, фактура

Златният стандарт за дължими сметки е тристепенното съпоставяне: поръчката за покупка съответства на известието за доставка, съответства на фактурата. Без OCR, това съпоставяне е ръчно. С OCR, извличащ структурирани данни (количества, цени, референтни номера), съпоставянето може да се автоматизира: несъответствията се маркират преди плащане.