سجل التدقيق: لماذا تسجيل الوصول إلى الوثائق إلزامي
من وصل إلى الوثيقة؟ من عدّلها؟ من حذفها؟ بدون سجل تدقيق، ليس لديك إجابات على هذه الأسئلة.
ما هو سجل التدقيق؟
سجل التدقيق هو تسجيل تلقائي لجميع الأنشطة المتعلقة بالوثائق: من وصل ومن عدّل ومن حمّل ومن حذف ومتى ومن أي موقع. إنه "الصندوق الأسود" لنظام إدارة الوثائق الخاص بك.
لماذا سجل التدقيق إلزامي؟
- GDPR: يجب أن تعرف من وصل إلى البيانات الشخصية
- قانون الأرشفة: يجب أن تكون سلامة الوثائق قابلة للإثبات
- معايير ISO: يتطلب ISO 27001 تسجيل الوصول
- التدقيق الضريبي: قد يطلب المفتشون إثبات أن الوثيقة لم تُعدّل
ماذا يسجل سجل التدقيق؟
| النشاط | البيانات المسجلة |
|---|---|
| الوصول إلى الوثيقة | المستخدم، الوقت، عنوان IP |
| تعديل الوثيقة | المستخدم، الوقت، ما تم تغييره |
| التحميل | المستخدم، الوقت، صيغة التحميل |
| الحذف | المستخدم، الوقت، السبب (إن وُجد) |
| المشاركة | المستخدم، المستلم، مستوى الوصول |
أمثلة عملية
مثال 1: موظف يدعي أنه لم يرَ العقد قط: سجل التدقيق يُظهر أنه فتح الوثيقة 3 مرات.
مثال 2: مفتش يطلب إثبات أن الفاتورة لم تُعدّل: سجل التدقيق يؤكد السلامة منذ لحظة الإنشاء.
الخاتمة
يسجل Docavelo تلقائيًا كل نشاط على الوثائق. سجلات كاملة للوصول والتعديل والحذف, بدون أي جهد إضافي. امتثال قانوني جاهز من البداية. جرّبه مجانًا.
