الهجرة إلى DMS: كيفية نقل وثائقك الحالية
أكبر مخاوف الانتقال إلى DMS: "ماذا عن وثائقنا الحالية؟" إليك دليل الهجرة بدون ألم.
الخوف رقم 1: "لدينا آلاف الوثائق"
كل شركة تفكر في DMS لديها نفس الخوف: "كيف سننقل جميع الوثائق من الخادم والبريد وخزائن الملفات؟" الجواب: لا يجب أن تفعل ذلك دفعة واحدة.
الخطوة 1: جرد الوثائق الموجودة
قبل الهجرة، قم بالجرد:
- كم عدد الوثائق الإجمالي (تقدير حسب المجلد)؟
- أين هي: قرص مشترك أم بريد أم ورق أم سحابة؟
- ما الصيغ: PDF أم Word أم Excel أم ممسوحة؟
- أيها مستخدم بنشاط وأيها أرشيفي؟
الخطوة 2: تحديد الأولويات
- الوثائق الجديدة (فورًا): من اليوم الأول، كل شيء جديد يذهب إلى DMS
- الوثائق النشطة (الأسبوع 1-2): العقود النشطة والمشاريع الحالية
- المطلوبة قانونيًا (الأسبوع 2-4): الوثائق الضريبية وملفات الموارد البشرية
- الأرشيف (الشهر 2-3): الوثائق الأقدم حسب الأولوية
الخطوة 3: الرفع بالجملة
للكميات الكبيرة: اسحب وأفلت مجلدات كاملة. DMS يحافظ على بنية المجلدات الموجودة ويطبق OCR تلقائيًا على الوثائق الممسوحة.
الخطوة 4: الوسم بالذكاء الاصطناعي
الذكاء الاصطناعي يتعرف تلقائيًا على نوع الوثيقة والتاريخ والأطراف المعنية. البيانات الوصفية تُضاف تلقائيًا: أنت فقط تراجع وتصحح أي أخطاء.
الخطوة 5: التشغيل المتوازي
أثناء الهجرة: النظامان القديم والجديد يعملان بالتوازي. الوثائق الجديدة تذهب إلى DMS. القديمة تُنقل تدريجيًا. عندما يكتمل كل شيء: يُغلق النظام القديم.
الجدول الزمني
| المرحلة | المدة |
|---|---|
| التحضير والجرد | 1-2 يوم |
| إعداد DMS | يوم واحد |
| ترحيل الوثائق النشطة | 1-2 أسبوع |
| التشغيل المتوازي | 2-4 أسابيع |
| الهجرة الكاملة | 1-3 أشهر |
الخاتمة
الهجرة إلى Docavelo لا تعني تعطيل العمل. ابدأ بالوثائق الجديدة اليوم ورحّل القديمة تدريجيًا. الرفع بالجملة والوسم بالذكاء الاصطناعي وOCR يجعلون العملية بلا ألم. جرّبه مجانًا.
